Norka Luque – Viajar con un grupo de amigos puede ser de las experiencias más divertidas y memorables en la vida, sin embargo, organizar un viaje en grupo no es una tarea sencilla, y puede llegar a ser un poco estresante ya que es preciso considerar las opiniones y preferencias de todos los involucrados al momento de tomar las decisiones importantes para evitar que las discusiones o desacuerdos sean las protagonistas de esta experiencia.
Para que esto no ocurra, es importante tomar en cuenta todo lo que sea necesario en la planificación para que puedas disfrutar de tu viaje y esté lleno de buenos momentos y vivencias inolvidables. Además de otros consejos, el más importante es mantener una buena comunicación entre todos los miembros del grupo, de tal forma que cada una de las personas pueda expresar su opinión en cuanto al destino que prefiere, dónde le gustaría alojarse, así como su presupuesto disponible para el viaje.
Aqui te dejo 10 recomendaciones para que tu viaje fluya de la mejor manera posible:
1. Definir el grupo del viaje
Lo primero de todo es definir bien las personas que van a viajar. Es decir, habla con tus amigos o familia y que te confirmen que todos van a estar disponibles en las fechas que hayáis acordado para el viaje.
2. Planificar el viaje con antelación
Cuanto más tiempo tengan para planificar su viaje en grupo mejor. Seleccionar la fecha del viaje es una de las primeras tareas a realizar, si eligen la fecha con suficiente antelación esto les permitirá conseguir mejores precios disponibles en los medios de transporte (especialmente importante si es en avión) y en el alojamiento.
3. Asignar un responsable
Establecer una persona del grupo que se encargue de coordinar las demandas y necesidades de los integrantes del grupo y de hacer de nexo de unión con la agencia de viajes o con los proveedores de las actividades contratadas, hacer encuestas, buscar información y conseguir opciones que satisfagan a todos. Es recomendable que haya un responsable general y uno o dos ayudantes, de esta forma es mucho más sencillo coordinar las necesidades y las peticiones de cada miembro y buscar una solución a los problemas.
4. Establecer un presupuesto por persona
Uno de los puntos que generan más discusiones a la hora de viajar entre amigos es el presupuesto a gastar por persona, ya que la realidad económica de cada uno suele ser distinta. Por eso, determinar un presupuesto por persona aproximado siempre es aconsejable, ya que puede determinar la asistencia de algunos que tengan dudas.
5. Seleccionar el destino
Una vez tomada la decisión de las fechas y el presupuesto aproximado por persona es importante discutir los posibles destinos del viaje. Estos vendrán determinados por la duración del viaje, el presupuesto, los medios de transporte disponibles y la preferencia del grupo: sol y playa, islas, fiesta, una ciudad con museos, montaña, etc.
6. Determinar la mecánica de los pagos
En este punto es donde más conflictos suelen surgir, por lo que es recomendable decidir cómo se van a realizar los pagos del viaje. Mi consejo es depositar todo el dinero en una sola cuenta y que una sola persona lo administre y se haga cargo de todos los pagos necesarios.
7. Medio de transporte
El medio de transporte es un factor muy importante a la hora de preparar un viaje en grupo, es importante definir si se irá en carro, cuáles son, quienes manejan y si están en buenas condiciones. Si te encuentras en Venezuela también debes tomar en cuenta la ruta y el tema de la gasolina ya que no es tan fácil conseguirla en muchas partes del país. Si viajas en avión, te recomiendo ponerte en contacto con una buena agencia que te ayude a conseguir los boletos a buen precio y te asesore con todo.
8. Alojamiento
El alojamiento es otro factor fundamental para disfrutar a la hora de viajar en grupo. Por un lado, está la opción de quedarse en un hotel o posada con todo incluido, es más fácil y puede evitar conflictos si la estancia es prolongada por cuestiones de orden y limpieza, por otro lado quedarse en un apartamento o casa alquilada, una opción que recomiendo para estancias hasta 3 noches porque dan un plus de independencia y suelen ser más económicas.
9. Comidas
Si su decisión fue quedarse en un apartamento o casa alquilada es importante definir cuáles serán las comidas del viaje, hacer un menu de cada dia sera lo mejor que puedes hacer para evitar conflictos a la hora de la cocina, una vez establecido el menú se hace un mercado con todo lo necesario, es importante tomar en cuenta todos los detalles, desde la sal para cocinar, hasta los platos desechables donde se comerá.
10. Prestar atención a todos los detalles
Al organizar un viaje en grupo es fundamental tener en cuenta hasta el mínimo detalle para que no surja ningún contratiempo en el momento. En este sentido es importante fijar los desplazamientos dentro de la ciudad, reservar los sitios para comer, comprar las entradas para visitar los museos, etc. Debido a que un mayor número de gente puede entorpecer el normal funcionamiento del viaje, es conveniente dejar todo atado antes de iniciarlo.
Norka Luque
